RPAとVBAはどう違う？初心者が知るべき活用法

業務効率化の方法として注目されているRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と、長年使われてきたVBA（Visual Basic for Applications）。名前は耳にしたことがあるけれど、具体的にどんな違いがあるのか、どちらを導入すべきか迷っている方も多いのではないでしょうか？

この記事では、RPAとVBAの基本的な特徴や違いを分かりやすく解説します。初心者の方でも理解しやすいよう、具体例も交えてお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

RPAとVBAの基本概要

まずはそれぞれの基本的な特徴について簡単に見ていきましょう。

RPAとは？

RPAは、ロボットが業務を自動化するためのツールです。人間が行っている作業をソフトウェアが代行するもので、特にバックオフィスの定型業務に強いとされています。

• 特徴：ブラウザやアプリケーションをまたいだ操作も可能。
• 主な対象業務：データ入力、請求書作成、メール送信などの繰り返し業務。

具体例： 経理部門では、毎月発生する請求書の確認やデータ転記をRPAに任せることで、作業時間を大幅に削減できます。

VBAとは？

VBAは、Microsoft Office製品（ExcelやAccessなど）で利用できるプログラミング言語です。Excelのマクロ機能の基盤として知られています。

• 特徴：Microsoft Office製品内の操作を自動化するのに特化。
• 主な対象業務：Excelデータの集計、グラフ作成、条件付き計算など。

具体例： 営業部門で、月末の売上データをExcelにまとめる際、ボタン一つで集計ができるようにVBAを使ってマクロを組みます。

RPAとVBAの違い

それでは、RPAとVBAの違いを具体的に比較してみましょう。

対応範囲の違い

• RPA：複数のアプリケーションを横断して操作が可能。
  • 例：ブラウザでデータを取得し、Excelに転記後、メールで送信。
• VBA：Excelなど、Microsoft Office内の操作に限定される。
  • 例：Excel内のデータを自動集計し、レポート作成。

初心者向けポイント：VBAはExcelの範囲に収まるのに対し、RPAはさまざまなソフトをまたいで動作します。

プログラミング知識の必要性

• RPA：専用ツールを使うため、ノンプログラミングでも使えるものが多い。
  • 例：UiPathやWinActorなどは、ドラッグ＆ドロップで設定可能。
• VBA：プログラミングの知識が必要。初心者には少し難易度が高い。
  • 例：Excelのマクロを組むにはコードを書く必要がある。

初心者向けポイント：RPAは直感的に操作できるツールが多いため、プログラムが苦手でも導入しやすいのが魅力です。

コストと導入の手軽さ

• RPA：専用のツールが必要で、場合によってはライセンス費用が高額になることも。
• VBA：Excelさえあれば無料で利用可能。初期コストはほとんどかかりません。

初心者向けポイント：低コストで始めたいならVBAがおすすめですが、大規模な業務効率化にはRPAが有効です。

RPAとVBAの使い分け方

「どちらを使えば良いのか？」という疑問について、使い分けのポイントを紹介します。

RPAが向いている業務

• 複数のツールやシステムをまたぐ作業。
• データの収集・入力など反復的で単純な作業。
• 業務フロー全体の自動化を目指す場合。

具体例： 人事部門で、応募者情報を採用管理システムからExcelにまとめ、その情報をメールで送るといった作業。

VBAが向いている業務

• Excel内のデータ処理や計算が中心の業務。
• 短時間でマクロを組み、すぐに自動化を実現したい場合。

具体例： 総務部門で、勤怠データをExcelで集計し、部署ごとの勤務時間を一括でレポート化する作業。

初心者向けポイント：作業範囲がExcelなどOffice製品内に収まる場合はVBA、より広範囲の業務効率化にはRPAが適しています。

初心者でもできるRPA導入ステップ

RPAの導入は難しそうに見えますが、初心者でも段階的に進めれば問題ありません。

自動化する業務を選定

まずは、日常的に繰り返し行っている単純作業をリストアップしましょう。

無料トライアルでRPAツールを試す

RPAツールには無料で試せるものもあります。初心者でも操作が簡単なUiPathやPower Automateがおすすめです。

小さなタスクから自動化を開始

最初から大きな業務を自動化しようとせず、1つのタスクを自動化することから始めましょう。

具体例：

• メールの添付ファイルを自動でフォルダに保存。
• 取引先のデータをExcelに転記する。

まとめ

RPAとVBAはそれぞれ強みや使いどころが異なります。業務の規模や目的に応じて、適切に使い分けることが重要です。

• RPAは大規模な業務効率化に強く、直感的に使いやすい。
• VBAはExcel業務の効率化に特化し、低コストで導入可能。

バックオフィスの業務効率化に悩んでいる方は、まずはどの作業を自動化すべきか整理し、適切なツールを選んでみてください。

どちらも一度使いこなせば、業務の生産性は大幅に向上します。少しずつでも取り入れて、効率的な働き方を目指しましょう！