kintoneのアプリを作成する方法と業務効率化のポイント

11月 28, 2024

kintone（キントーン）は、日々の業務を効率化するための柔軟なクラウド型業務アプリ構築プラットフォームです。Excelや紙の帳票を使った手作業の業務フローをシステム化することで、バックオフィスの生産性を飛躍的に高めることができます。本記事では、kintoneのアプリ作成方法について具体的な手順と事例を紹介し、人事・総務・営業部門などの業務整理・効率化に役立つ情報をお届けします。

kintoneアプリとは？

kintoneアプリとは、業務の効率化や情報共有のためにカスタマイズ可能なアプリケーションのことです。業務内容に応じて自由に設計できるため、日常業務にフィットしたアプリを簡単に作成することができます。

例えば
- 人事部門: 勤怠管理アプリ、採用候補者管理アプリ
- 総務部門: 備品管理アプリ、社内申請アプリ
- 営業部門: 顧客管理アプリ、案件進捗管理アプリ

これらのアプリを利用することで、部門ごとの情報管理やコミュニケーションの効率化が期待できます。

kintoneアプリの作成手順

kintoneでは、プログラミング知識がなくても直感的な操作でアプリを作成できます。基本的な手順は以下の通りです。

STEP1: アプリ作成の開始

kintoneのトップページにアクセスし、「+アプリを追加」をクリックします。
テンプレートを利用する場合:
- kintoneには、業務別のテンプレートが豊富に用意されています。
- 例えば「顧客管理」「日報管理」などのテンプレートを選べば、初めてでも簡単にアプリを構築可能です。
ゼロから作成する場合:
- 空のアプリを選び、自分で設計を始めます。

STEP2: フォームを設定する

アプリの画面設計を行うフェーズです。

フィールド（項目）の追加:
- 「テキスト」「数値」「日付」「ドロップダウン」など、必要な入力形式を選び、配置します。
- 例: 顧客管理アプリなら「顧客名」「連絡先」「取引開始日」などを設定。
配置の確認:
- ドラッグ&ドロップ操作で項目の順序を整理します。

STEP3: アプリの設定を行う

プロセス管理の設定:
- 業務の進行状況を管理するためにステータス（例: 「未対応」「対応中」「完了」）を設定します。
アクセス権の設定:
- 部門ごとや役職に応じて閲覧・編集権限を設定します。
- 例: 営業部門は「顧客管理アプリ」の閲覧・編集権限あり、他部署は閲覧のみ。
通知設定:
- 更新があった際に関係者へ通知が届くように設定します。

STEP4: アプリの運用開始

アプリの設定が完了したら保存し、チームや関係者に共有して運用を開始します。

kintoneアプリ活用の具体例

kintoneアプリ活用の具体例は以下の通りです。

例1: 勤怠管理アプリ

人事部門が利用する勤怠管理アプリでは、従業員の出退勤時間や有給取得状況を効率的に管理できます。

機能:
- 日付入力フィールドで「出勤日」を設定
- 数値フィールドで「出勤時間」「退勤時間」を記録
- 計算フィールドで「勤務時間合計」を自動計算
効果:
- Excel管理の手間がなくなり、データの共有や集計が自動化されます。

例2: 顧客管理アプリ

営業部門では、顧客情報や商談の進捗を一元管理するアプリが役立ちます。

機能:
- テキストフィールドで「顧客名」「担当者名」を登録
- ドロップダウンで「商談ステータス（進行中・契約済み・失注）」を設定
- 日付フィールドで「次回アポイント日」を管理
効果:
- 商談情報がリアルタイムで共有され、営業チーム全体の効率がアップします。

例3: 備品管理アプリ

総務部門が利用する備品管理アプリでは、備品の在庫状況や利用履歴を確認できます。

機能:
- テキストフィールドで「備品名」を登録
- 数値フィールドで「在庫数」を記録
- ドロップダウンで「状態（在庫あり・貸出中）」を管理
効果:
- 備品管理が可視化され、無駄な発注や備品不足が防止できます。

kintoneアプリのカスタマイズと連携

kintoneの魅力は、標準機能だけでなく、プラグインや外部サービスとの連携によってさらに業務効率化を図れる点です。

プラグインの活用

プラグインを追加することで、kintoneの機能を拡張できます。

例: グラフ作成プラグインでデータを可視化、エクセルインポートプラグインでデータを一括登録。

外部サービスとの連携

kintoneは、他の業務ツールとAPI連携が可能です。

例:
- SlackやChatworkと連携して通知を送信。
- Googleカレンダーと連携してスケジュールを共有。

まとめ

kintoneは、直感的な操作でアプリを作成し、業務に合わせて柔軟にカスタマイズできるプラットフォームです。本記事で紹介した手順や事例を参考に、あなたの部署に最適なアプリを作成してみてください。業務の整理・効率化を進めることで、バックオフィス全体の生産性を大幅に向上させることが可能です。