業務標準化の進め方は？属人化を防止する具体的な手順

10月 5, 2024

現代の企業活動において、業務の効率化と生産性向上は非常に重要な課題です。しかし、日々の業務が個々の担当者に依存してしまう “属人化” の問題に悩んでいる部署も少なくありません。人事・総務・営業部などのバックオフィス業務では特に、この属人化が障害となり、業務の遅延や引き継ぎの困難が発生しがちです。

そのような状況を解決するために有効なのが “業務標準化” です。本記事では、業務標準化がなぜ必要なのか、属人化を防止する具体的な方法について解説していきます。

属人化 とは、特定の業務が一部の社員だけに依存し、その人しか実行できない状況を指します。

たとえば、営業部の「見積もり作成業務」で特定の社員がエクセル操作や顧客対応フローを熟知している一方、他の社員にはその方法が共有されていない場合、休暇中に新しい案件が発生すると作業が滞る可能性があります。

このような属人化を防ぐためには、業務の標準化が欠かせません。

業務標準化 とは、業務の進め方や内容を整理し、誰でも同じ手順で実行できるようにルール化・文書化することです。標準化された業務は、担当者が変わってもスムーズに進めることが可能になります。

たとえば、総務部での「備品管理業務」を標準化し、発注・補充の手順を明確にすることで、誰でも同じ品質で業務を遂行できるようになります。

ここからは、具体的な手順を解説します。

まずは、業務フローを洗い出して整理しましょう。

次に、業務手順を標準化していきます。

例：見積書作成業務

作成した標準化ルールは必ず文書化し、チーム全体に共有しましょう。

業務内容は変化することもあるため、標準化ルールは定期的に見直し、改善を続けましょう。

属人化を防ぐ具体的な事例について解説します。

以前は採用担当者ごとに進め方がバラバラだったため、採用スケジュールが乱れがちでした。しかし、採用フローを以下のように標準化することで効率化しました。

結果：担当者が変わってもスケジュールの乱れがなくなり、応募者対応も一貫性が保たれました。

属人化していた顧客対応業務を、次の手順で標準化しました。

結果：担当者不在時でも他の社員が迅速に対応でき、顧客満足度が向上しました。

業務標準化をスムーズに進めるためには、便利なツールを活用しましょう。

例：総務部では、RPAツールを活用してデータ入力業務を自動化することで、手作業による属人化を解消しました。

業務標準化は、属人化を防止し、業務効率を高めるための強力な手段です。手順を整理し、ルール化・共有することで、誰でも同じ品質で業務を遂行できる環境が整います。

業務フローの可視化、標準化ルールの作成、文書化と共有を進め、業務のムダを削減しましょう。小さな改善から着手することで、バックオフィス全体の生産性向上が期待できます。