オンラインホワイトボードのタスク管理！おすすめツールと活用法

11月 3, 2024

オンラインホワイトボードのタスク管理！おすすめツールと活用法

デジタル化が進む中で、バックオフィスの業務効率を改善したいと考える企業が増えています。その中でも「オンラインホワイトボード」を活用した「タスク管理」は、チームや部署全体の生産性を大きく向上させる手法として注目されています。この記事では、おすすめのオンラインホワイトボードツールと、タスク管理を成功させるためのポイントを解説します。

オンラインホワイトボードとは？

オンラインホワイトボードは、従来のアナログホワイトボードの機能をデジタル上に再現したツールです。テキスト入力や手書き入力、付箋、画像共有など多様な機能を備え、リアルタイムでの共同作業が可能です。

例えば、

チーム会議でのアイデア出しやブレインストーミング
タスク管理や進捗状況の共有
プロジェクトのタイムライン作成

といった場面で活用されます。

なぜオンラインホワイトボードが注目されるのか？

場所や時間に縛られない：リモートワークや多拠点間のコミュニケーションがスムーズに。
視覚的なわかりやすさ：一目で進捗や課題が把握できる。
情報の共有・保管が簡単：ホワイトボードの内容をデータとして保存し、再利用が可能。

これにより、オフィス業務の「見える化」が進み、効率的なタスク管理が実現します。

タスク管理にオンラインホワイトボードを活用するメリット

タスク管理にオンラインホワイトボードを活用するメリットについて解説します。

タスクの「可視化」で業務整理がスムーズ

オンラインホワイトボードでは、タスクを付箋やリスト、チャート形式で表示できます。例えば、

進捗ごとのタスク分け：「未着手」「進行中」「完了」
担当者ごとに色分けしてタスクを整理
期限や優先度を明記

このように、各タスクが一目でわかる形に整理され、業務が滞るリスクを減らせます。

リアルタイムでのコミュニケーションが可能

従来のホワイトボードでは、会議の場にいない人には情報が伝わりません。しかし、オンラインホワイトボードでは、

チャット機能やコメント機能を活用
進捗や変更点をリアルタイムで共有
遠隔地にいるメンバーとも同時編集が可能

例えば、人事部が新入社員の研修タスクを管理する際に、総務部ともスムーズに情報共有ができるでしょう。

過去のデータを簡単に保存・参照

アナログのホワイトボードは消してしまえば終わりですが、オンラインツールでは内容を保存できます。過去のプロジェクトデータを参考にすれば、

業務フローの改善
類似プロジェクトの立ち上げ

にも役立ちます。

オンラインホワイトボードを効果的に導入するポイント

オンラインホワイトボードを効果的に導入するポイントについて解説します。

ツール選定はチームの目的に合わせる

短期プロジェクトなら、操作がシンプルなJamboardやMicrosoft Whiteboard
長期プロジェクトや大規模チームならMiroやMURAL

業務フローと役割分担を明確にする

オンラインホワイトボードは使い方が重要です。タスク管理の際は、

役割分担の明確化
担当者・期限の設定
レビューのタイミング

を意識しましょう。

チーム内で使い方を共有し、定着させる

初回に操作説明会を実施
定期的に利用状況をレビュー
成果をチーム内で共有し、活用を促進

こうすることで、ツールの導入効果が最大化されます。

まとめ

オンラインホワイトボードはタスク管理の効率化に役立ち、業務の整理やチームのコミュニケーションを強化します。この記事で紹介したツール（Miro、MURAL、Jamboardなど）を活用し、

業務を「見える化」する
タスク管理をリアルタイムで行う
過去データを再活用する

ことで、バックオフィス業務の生産性向上を実現できます。ぜひ、自社の業務改善に役立ててください。

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