【2025年】業務効率化ツールおすすめ4選！導入のメリットと選び方のポイントも紹介

「業務効率化のために営業支援システムを入れたいけど、種類が多くて選びきれない」

「ツールを導入した結果、本当に効果があるのか不安…」

そんなお悩みを抱えている方は少なくありません。

しかし、業務効率化ツールを導入することで、チームの生産性を向上させ、日常業務をスムーズに進められるようになります。実際、多くの企業がツールの導入で工数削減や売上アップを実現しています。

本記事では、営業支援システム導入のメリットや選び方からおすすめ製品まで詳しく紹介しています。自社の業務効率化と生産性アップを目指したい人は、ぜひ参考にしてください。

業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとは、インターネットやIT技術を使って日々の業務をサポートするシステムやアプリケーションのことを指します。ツールの種類は多数あり、作業の自動化やチームの連携支援など、それぞれ機能が異なります。

業務効率化ツールを導入している企業は多く、大企業はもちろん人員が限られる中小企業でも積極的に利用されています。

経済産業省ではITツールの導入を検討している中小企業向けに「IT導入補助金」による補助制度を設けるなど、国全体でも業務効率化ツールの利用を薦めています。

業務効率化ツールを導入するメリット

業務効率化ツールの導入によるメリットは以下の4点です。

• 場所に捕らわれない柔軟な働き方が可能になる
• 情報共有により作業効率がアップする
• 人的ミスの削減に繋がる
• 管理に関わる人員を削減できる

インターネット環境があれば場所や時間に捕らわれず利用できるため、営業先から進捗状況を登録したり休日にあった先方からの問い合わせ内容を記録したりと柔軟な働き方が可能になります。コミュニケーションツールを使えば、リモートワークを実現することも可能でしょう。

作業自動化による人的ミスの削減やチーム間の情報共有による作業効率アップなどにより、時間効率が良くなり人件費の削減にもつながります。

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールの主な種類と特徴は以下の通りです。

主な種類	特徴
コミュニケーションツール	SNSなどを使用し、チーム間のやり取りを容易にする
ファイル管理・共有ツール	業務に関するファイルの一元管理およびチーム間で共有が可能になる
タスク・プロジェクト管理ツール	プロジェクトの進捗状況やスケジュールを管理・共有できる
業務自動化ツール	データ入力や受発注業務などの単純業務を自動化できる
マーケティング自動化ツール	顧客対応やメルマガの自動配信など、マーケティングに関する業務を自動化できる
顧客管理ツール	顧客とのやり取りや購入履歴などを登録・分析できる
営業支援ツール	商談内容や進捗状況など、営業活動の登録・共有できる
バックオフィス管理ツール	総務・人事・経理などに関わる業務の効率化により、経営資源を最大限に活用できる

このように業務効率化ツールの種類は多岐に渡り、それぞれに特徴があります。適切なツールを導入することで、各部署の業務効率化が図れるでしょう。

バックオフィスの業務効率化におすすめのツール4選

業務効率化ツールのうち、バックオフィスの業務効率活におすすめのツールが以下の4つです。

• WinActor
• クラウド会計ソフトfreee
• Coopel
• NICE営業物語 on kintone

各ツールの機能・料金・特徴について詳しく紹介していくので、製品選びの参考にしてください。

WinActor（ウィンアクター）

運営会社	SCSK株式会社
機能	ファイルからのデータ入力・出力 インターネットからの情報収集 OCRを活用した手書きデータ入力 シナリオ作成 など
料金	【ノードロックライセンス】 PC1台：300,080円/年～ 【フローティングライセンス】 オープン価格
サポート内容	専用WEBページ 技術支援サービス（有償） シナリオ保守サービス（有償）
無料トライアル	あり（30日間）

WinActorはプログラミング未経験者でも直感的に操作できる、洗練されたUIが特徴的なRPAツールです。日本企業特有のプロセスやシステムに適合するライブラリが豊富なため、さまざまな製品やサービスと連携できるのが強みです。

国内最大手の通信事業NTTが開発したツールという信頼性の高さもポイント。オプションプランに登録すれば手厚いサポートが受けられるため、RPAツールを始めて導入する企業でも安心です。

クラウド会計ソフトfreee

運営会社	フリー株式会社
機能	確定申告の書類作成・電子申告 かんたん取引登録 分析・レポート作成 書類（見積書・請求書など）の作成・管理 電子帳簿保存法・インボイス制度対応 など
料金	【スタータープラン】 個人：980円/月～ 法人：5,480円/月＋従量課金～ 【スタンダードプラン】 個人：1,980円/月～ 法人：8,980円/月＋従量課金～ 【プレミアムプラン】 個人：3,316円/月～ ※年払いのみ 【ひとり法人プラン】 法人：2,980円/月～
サポート内容	チャットサポート メールサポート 電話サポート（プレミアムのみ） 税務サポート保証（プレミアムのみ） など
無料トライアル	あり（30日間）

クラウド会計ソフトfreeeはAIを使った自動仕分け機能により、まるで家計簿をつけるような手軽さで会計業務ができます。登録内容に応じて税率を自動設定してくれるため、軽減税率対象の事業者でも税計算に悩む心配がありません。

事業規模に合わせてプランが選べるため、個人事業主から法人会社まで幅広いシーンで利用可能です。

Coopel

運営会社	株式会社Coopel
機能	記録型シナリオ開発 ブラウザ操作の確認 広告効果レポート作成 足用管理システム自動化 など
料金	【Businessプラン】 5,940円/月～
サポート内容	メールサポート
無料トライアル	あり（30日間）

Coopelはクラウドだけではなく社内PC（ローカル）上だけでも利用できるため、インターネット環境によるセキュリティ面に不安をお持ちの企業におすすめです。

オフラインツールのひとつであるExcelとの連携が可能なため、これまでに記録した情報を自動化することも可能。Coopelで作成したシナリオはブラウザ上で操作した場合の様子をプレビューできるため、プログラミングに不慣れな人でも正しいシナリオ作成が実現できるでしょう。

NICE営業物語 on kintone

運営会社	株式会社システムズナカシマ
機能	社員情報管理報 採用情報管理 見積り作成・管理 商談プロセスの受注予測 など
料金	【スタンダードコース】 1,800円/ユーザー ※最低10ユーザー契約 【kintone基本設定費用】 100,000円～ ※環境構築、システム設定作業 【NICE営業物語テンプレート】 要見積り
サポート内容	インターネットサポート 電話サポート 訪問での無料デモサポート
無料トライアル	あり（30日間）

NICE営業物語 on kintoneはバックオフィスから営業サポートまで、幅広いシーンに役立つ業務効率化ツールです。例えば総務・人事部署ではタイムカードや備品在庫管理、外注先管理などの機能が活躍します。

知的管理や著作権情報管理といった法務・知財に関する業務や、製品試作や監査対応などの開発・品質保証に関する業務にも対応しているので、NICE営業物語 on kintoneさえあれば業務効率化・生産効率アップが期待できるでしょう。

業務効率化ツールを選ぶ際のポイント

自社に合った業務効率化ツールを選ぶためには、以下3つのポイントをチェックしましょう。

• 自社に必要な機能と予算を明確にする
• 既存ツールと連携できるものを選ぶ
• 無料トライアルで使い勝手を確認する

各事項について、詳しく解説していきます。

自社に必要な機能と予算を明確にする

業務効率化ツールは種類によって得られる効果が異なるため、自社に必要な機能を持つ製品を選びましょう。また、月額利用料がかかる製品が多いため、長期的に見ても予算に収まるものを選ぶことが大切です。

既存ツールと連携できるものを選ぶ

すでに業務効率化ツールを導入している場合は、既存のツールと連携できるシステムを選びましょう。連携できないものを選ぶと過去の登録データを手入力する手間がかかり、日々の業務に支障をきたすためです。

連携可能なツールは公式サイトやサポート窓口などで確認できます。導入したいツールや既存ツールがAPIを公開している場合は、その機能一覧を調べることで連携可能かどうかが分かるでしょう。

無料トライアルで使い勝手を確認する

気になる製品を見つけたら、まずは無料トライアルで使い勝手を確かめてみてください。業務効率化ツールを最大限に活用するためには、従業員全体がツールを使いこなせなければならないためです。

直感的に操作できるもの、見やすいデザイン設計になっているものなど、実際に導入しないと分からない部分は無料トライアルでチェックしてみましょう。

まとめ

業務効率化ツールの導入には、従業員一人ひとりの生産効率アップや顧客分析による売上アップなどの効果が期待できます。ただし、高い効果を得るためには業務内容に適したツールを選ぶことが大切です。

また、従業員がツールを使いこなせるよう、デザイン性や使い勝手が良い物を選ぶとよいでしょう。気になるツールを見つけたら、まずは無料トライアルで実際に使用感を確かめてみることをおすすめします。