手書き勤怠管理の課題は？デジタル移行で業務効率をアップ

手書きでの勤怠管理が長年続いている企業では、「手間が多い」「確認に時間がかかる」「記入ミスが多い」といった課題に直面していませんか？人事や総務担当者にとって、勤怠管理は業務の基本ですが、手作業ではその業務量が膨大になることも少なくありません。

一方、近年のデジタル勤怠管理システムは、手作業の煩雑さを一掃し、業務の効率化と生産性向上に大きく貢献しています。本記事では、手書きからデジタルへの移行がもたらすメリットと導入の具体的な手順について解説します。

手書き勤怠管理の課題とは？

手書きの勤怠管理には、いくつもの課題が隠されています。具体的にどのような問題があるのかを見ていきましょう。

記入ミスや漏れが発生しやすい 手書きでの勤怠管理は、社員が毎日出退勤時間を手動で記入する必要があります。そのため、“うっかり記入し忘れた”、“時間を書き間違えた”といった人為的なミスが頻繁に起こります。特に複数の社員が存在する職場では、これらのミスを確認・修正するのに膨大な時間がかかります。

集計に時間がかかる 手書きの勤怠記録は、月末や締め日に担当者が一つずつ集計を行う必要があります。例えば、30人の社員がいる場合、30枚の勤怠表を手作業で確認する作業が発生し、時間と労力を奪います。手書きの場合、残業時間の集計や休暇日数の管理も複雑になります。

ペーパーレス化の遅れ ペーパーレス化が進む現代において、手書きの管理は紙資源の無駄遣いにもつながります。また、過去の勤怠データを探す際にも、ファイルを一つ一つ確認する手間が発生します。

デジタル勤怠管理システムの導入メリット

デジタル勤怠管理システムには、手書き管理にはない多くのメリットがあります。ここでは主な利点について解説します。

業務効率が大幅に向上 デジタル勤怠管理では、システムが出退勤時間を自動的に記録・集計します。例えば、ICカードやスマートフォンを使った打刻システムを導入すれば、社員が出社・退社時に端末にタッチするだけで完了します。

• 具体例: “A社では、手書きからICカード打刻に切り替えた結果、月末の集計時間が従来の3分の1に短縮されました”。

データ管理が簡単・正確になる デジタルシステムでは、入力データが自動保存され、記入ミスや漏れがほとんど発生しません。さらに、残業時間や休暇取得状況をリアルタイムで把握できるため、人事担当者が適切な労務管理を行いやすくなります。

法令対応が容易になる 働き方改革の推進により、労働時間の管理がますます厳格化しています。デジタルシステムなら、労働基準法に準拠したデータ集計が行えるため、法令違反のリスクを回避できます。

• 具体例: “B社では、デジタル勤怠システムを導入し、労働時間の過不足を自動通知する機能を活用して法令対応を強化しました”。

ペーパーレス化の実現 紙の管理が不要になることで、オフィスの書類保管スペースが削減され、コスト削減にもつながります。過去データもシステム上で簡単に検索・参照できるため、効率的です。

手書きからデジタル移行のステップ

デジタル勤怠管理システムを導入するためには、いくつかの段階を踏む必要があります。以下のステップに沿って進めていきましょう。

現状の課題を洗い出す まず、手書きの勤怠管理における課題を明確にします。

• 記入漏れやミスの頻度
• 集計にかかる時間
• データ管理の手間

これらを数値化することで、デジタル移行による効果を測定しやすくなります。

適切なシステムを選定する 次に、自社に合ったデジタル勤怠管理システムを選びます。

• 打刻方法: ICカード、スマートフォンアプリ、生体認証など
• コスト: 初期導入費用とランニングコスト
• 機能: 残業管理、休暇申請、リアルタイム集計機能

社内説明・トライアル運用 デジタルシステム導入にあたり、社員に対して分かりやすく説明を行い、必要に応じてトライアル運用を実施します。初めは手書きとデジタルを並行運用することで、システムの問題点を洗い出せます。

本格導入と運用改善 本格導入後も、定期的に運用状況を確認し、問題点を改善しながら活用していきましょう。

デジタル勤怠管理システム導入の成功事例

デジタル化を進めた企業では、どのような成果が得られているのでしょうか。以下の成功事例を参考にしてください。

事例1: C社 ― ICカード打刻で集計時間を大幅削減 C社では、従業員50名の勤怠管理を手書きで行っていましたが、月末の集計作業に5時間以上かかっていました。デジタル勤怠システムの導入により、ICカードでの打刻を開始し、集計はシステムが自動化。作業時間が1時間未満に短縮されました。

事例2: D社 ― 法令対応強化とコスト削減 D社は働き方改革への対応強化のため、手書き管理からクラウド型の勤怠管理システムへ移行。残業時間がリアルタイムで確認できるようになり、法令対応が容易になっただけでなく、紙の管理コストも年間10万円削減しました。

まとめ

手書きの勤怠管理はミスや手間が多く、非効率な業務の代表例です。デジタル勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化、データの正確性向上、法令対応の強化、コスト削減が実現できます。現状の課題を明確にし、最適なシステムを選んで移行を進めることで、バックオフィス業務の負担を大きく軽減できるでしょう。勤怠管理のデジタル化は、業務改革の第一歩として大きな効果を発揮します。